Bedrijven met overvolle e-mailinboxen hebben vaak een geleidelijke afname van de productiviteit als gevolg van de hoeveelheid tijd die ze besteden aan het verzenden van dezelfde e-mails. Hetzelfde gebeurt wanneer zij deze ontvangen, omdat het lastig kan zijn om op tijd te reageren. Gelukkig kun je dit probleem aanpakken met e-mailautomatisering.
Wanneer u uw e-mails automatiseert, maakt u veel tijd vrij voor belangrijker werk, omdat u geautomatiseerde e-mailreacties kunt instellen. Omdat u tijd heeft om andere dingen te doen, kunt u deze gebruiken om de efficiëntie te verbeteren en over het algemeen betere resultaten te behalen.
Mensen denken vaak dat dit iets te moeilijk is om te doen, maar het is zo simpel het identificeren van taken voor automatisering, het gebruik van e-mailsjablonen, het benutten van de kracht van triggers en workflows, het plannen van e-mails voor een optimale timing en het volgen van de automatiseringsprestaties. Lijkt het veel? Maak je geen zorgen; wij zijn hier om het allemaal eenvoudiger te maken.
Duik op deze pagina en leer hoe u uw e-mails in vijf eenvoudige stappen kunt automatiseren!
1 – Identificeer taken voor Email Automation
Het eerste dat u moet doen voordat u uw professionele e-mail is het identificeren van de e-mailgerelateerde repetitieve taken die u moet automatiseren. U kunt geen dingen automatiseren die uw aandacht nodig hebben, maar meer algemene taken die niet zoveel informatie of focus nodig hebben. We praten over welkomstmails, afspraken, herinneringen, follow-ups, gegevensinvoer en meer.
Er zijn veel manieren om te analyseren welke taken geschikt zijn voor automatisering. Zoek eerst naar repetitieve taken die u normaal gesproken dagelijks moet doen. Controleer daarna hoe vaak u deze taken moet uitvoeren en hoeveel tijd ze aan het einde van de dag in beslag nemen. Je zult versteld staan hoeveel tijd je per dag besteedt aan dezelfde dingen, maar je werk houdt hier niet op.
Voordat u deze taken probeert te automatiseren, moet u analyseren hoe complex ze zijn. Als ze niet eenvoudig genoeg zijn om geschikt te zijn voor automatisering of als ze menselijk oordeel vereisen, moet je ze toch doen. Zoek naar automatiseringstools die precies het werk kunnen doen dat u doet, en test en verfijn vervolgens de resultaten ervan.
We weten dat het vervelend kan lijken om dit proces te herhalen voor alle repetitieve taken die u dagelijks doet, maar dat zal u op de lange termijn veel meer tijd besparen. Omdat dat uw productiviteit zal verbeteren, zal het ook uw omzet verhogen.
2 – Gebruik e-mailsjablonen
Nu u weet hoe u de taken kunt identificeren die u moet automatiseren, gaan we dieper in op de vraag: hoe u e-mails kunt automatiseren. Follow-up-, verkoop- en marketing-, welkomst- en afscheidsberichten zeggen vaak soortgelijke dingen, dus het besteden van waardevolle tijd aan het schrijven ervan is een verspilling van uw werkschema.
Gelukkig kun je jezelf de moeite besparen door dit te gebruiken e-mailsjablonen. Het zijn vooraf geschreven berichten die u kunt aanpassen en gebruiken wanneer u maar wilt. Het maken van deze sjablonen is eenvoudiger dan u misschien denkt, en u kunt dit doen op reguliere platforms zoals Gmail en Outlook, of daarbinnen e-mail marketingtools. Er zijn nogal wat populaire om uit te kiezen.
Met vooraf geschreven sjablonen hoeft u niet telkens opnieuw te beginnen wanneer u een soortgelijke e-mail moet schrijven. Dit kan de tijd en moeite die nodig is om e-mails op te stellen aanzienlijk verminderen, vooral voor vaak herhaalde taken.
U kunt sjablonen eenvoudig aanpassen met specifieke details en informatie, zodat u niet steeds dezelfde inhoud hoeft te herschrijven.
3 – Benut de kracht van triggers en workflows
Begrijpen hoe triggers en e-mailmarketingworkflows werk is essentieel voor automatisering. Als we het hebben over triggers, bedoelen we acties of situaties die het door u vooraf ingestelde automatiseringsprotocol activeren en daarmee de acties die u wilt dat het doet. U kunt bijvoorbeeld een datum gebruiken als trigger voor het verzenden van een aantal e-mails die u weken geleden heeft geschreven.
Wat workflows betreft, deze bestaan uit geautomatiseerde reeksen acties die worden uitgevoerd door automatiseringstools. Stel dat u een exit-intent-trigger heeft die automatisch kortingsbonnen en promoties toont en de klant omleidt naar een andere pagina; al deze acties maken deel uit van een geautomatiseerde workflow.
E-mails met bevestiging van achtergelaten winkelwagens en bestellingen, verjaardagswensen en trackingupdates zijn uitstekende voorbeelden van acties die een dergelijk systeem activeren. U kunt alle gewenste workflows bouwen met tools voor e-mailautomatisering, zoals Zapier.
Deze app beheert het concept van 'Zaps', dit zijn workflows die uw apps verbinden via specifieke triggers. Wanneer u Zapier gebruikt, hoeft u alleen een trigger in te stellen en de gebeurtenissen die deze voor al uw apps zal veroorzaken. Nadat u de zap hebt geprogrammeerd, hoeft u deze alleen nog maar te publiceren, en het systeem zal zichzelf uitvoeren elke keer dat de triggeractie plaatsvindt.
Check this out: 5 geautomatiseerde workflows om meer leads te genereren met Poptin & Zapier
4 – Plan e-mails voor optimale timing
E-mailmarketingcampagnes gaan niet alleen over het verzenden van e-mails, maar ook over het verzenden ervan op het juiste moment om de klantbetrokkenheid te optimaliseren. Het is bewezen dat e-mails, popups, en posts op sociale media hebben niet de hele dag hetzelfde effect op klanten, dus marketeers onderzoeken vaak wat het juiste moment is voor elk bericht of bericht.
Als uw doelgroep bestaat uit volwassenen tussen de 25 en 40 jaar oud, heeft het geen zin om een geautomatiseerde e-mail in te stellen om 10 uur in de ochtend, terwijl de meeste van hen aan het werk zijn. Als u het echter op 2 uur in de middag plant terwijl de mensen pauze hebben, kunt u mogelijk veel meer betrokkenheid krijgen. Er zijn veel tools voor e-mailplanning op de markt die u kunnen helpen bij het plannen.
De meeste mensen gebruiken dit platform voor e-mailmarketing, omdat het analyseert wanneer uw klanten geneigd zijn uw e-mail te lezen en zich te concentreren op wat er staat. Wanneer u zich hiervoor aanmeldt, moet u de gewenste e-mail schrijven en de datum en tijd instellen waarop u deze wilt verzenden.
We raden u aan de tijd voor het verzenden van e-mails te kiezen op basis van uw doelgroep, verschillende tijdzones, openingspercentages en belangrijke feestdagen. Als u niet zeker weet welke optie u moet proberen, gebruik dan A/B-testen om te controleren welke tijd u betere resultaten oplevert.
Check this out: 7 redenen waarom u uw e-mailcampagnes moet A/B-testen (+ welke elementen u moet testen)
5 – Volg en analyseer de automatiseringsprestaties
Uw werk is nog niet gedaan als u eenmaal leert hoe u uw e-mails kunt automatiseren, omdat u nog steeds uw automatiseringsprestaties moet volgen en analyseren. Mensen moeten nog steeds de resultaten controleren die ze behalen en de juiste aanpassingen maken om het meeste voordeel uit deze tool te halen. Het heeft geen zin om al uw taken te automatiseren als wat u doet uw winst vertraagt.
Open-, klik-door- en conversiepercentages zijn essentiële statistieken waarmee u rekening moet houden bij het bijhouden van hoe e-mail marketing campagnes zijn aan het doen. Het is erg belangrijk om het gedrag van uw gemiddelde gebruiker te begrijpen, zodat u weet welke aanpassingen u moet maken.
U moet aanpassingen maken op basis van A/B-testen, doelgroepsegmentatie, personalisatie, feedback en de door ons genoemde statistieken. Veel e-mailmarketingplatforms helpen u hierbij en automatiseren dit proces, zodat u dat kunt proberen als u dat wilt, of met een marketingteam kunt samenwerken.
Soms hoeft u geen wijzigingen aan te brengen omdat uw aanvankelijke inspanningen verkeerd waren, maar omdat ze niet zo effectief zijn als voorheen. De efficiëntie van uw campagne zal veranderen op basis van wereldgebeurtenissen, dus houd daar rekening mee voordat u iets doet.
Conclusie
Alle bovengenoemde stappen zijn eenvoudig uit te voeren en bieden eersteklas resultaten. Wanneer u uw taken identificeert, erkent u het probleem; wanneer u sjablonen gebruikt en leert hoe u triggers kunt gebruiken, vereenvoudigt u uw werk; als je e-mails plant, ben je bezig met de voorbereiding; en wanneer u bijhoudt en aanpassingen doorvoert, optimaliseert u uw campagne.
Als u uw bedrijf naar een hoger niveau wilt tillen, raden wij u aan deze tips zo snel mogelijk te gebruiken. Je zult er binnen de kortste keren de voordelen van zien. Er zijn meer geavanceerde automatiserings- en marketingtools, zoals CRM-gegevensanalyse, re-engagementstrategieën, webtracking en meer, maar daarover leert u nadat u begrijpt wat u op deze pagina leest.
