غالبًا ما تعاني الشركات التي تعاني من فائض في صناديق البريد الإلكتروني من انخفاض تدريجي في الإنتاجية بسبب مقدار الوقت الذي تقضيه في إرسال نفس رسائل البريد الإلكتروني. ويحدث الشيء نفسه عندما يتلقونها، حيث قد يجعل من الصعب الاستجابة في الوقت المناسب. ولحسن الحظ، يمكنك معالجة هذه المشكلة من خلال أتمتة البريد الإلكتروني.
عندما تقوم بأتمتة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، فإنك توفر الكثير من الوقت للقيام بعمل أكثر أهمية، حيث يمكنك إعداد ردود تلقائية على البريد الإلكتروني. نظرًا لأن لديك الوقت للقيام بأشياء أخرى، يمكنك استخدامه لتحسين الكفاءة والحصول على نتائج أفضل بشكل عام.
غالبًا ما يعتقد الناس أن هذا أمر يصعب القيام به، ولكنه بسيط جدًا تحديد المهام للتشغيل الآلي، واستخدام قوالب البريد الإلكتروني، وتسخير قوة المشغلات وسير العمل، وجدولة رسائل البريد الإلكتروني للحصول على التوقيت الأمثل، وتتبع أداء التشغيل الآلي. هل يبدو الأمر كثيرًا؟ لا تقلق؛ نحن هنا لنجعل الأمر أسهل.
تعمق في هذه الصفحة لتتعلم كيفية أتمتة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في خمس خطوات بسيطة!
1- تحديد المهام أتمتة البريد الإلكتروني
أول شيء عليك القيام به قبل إرسال الخاص بك البريد الإلكتروني المهنية هو تحديد المهام المتكررة المتعلقة بالبريد الإلكتروني والتي تحتاج إلى أتمتتها. لا يمكنك أتمتة الأشياء التي تحتاج إلى اهتمامك، ولكن المهام الأكثر عمومية التي لا تحتاج إلى الكثير من المعلومات أو التركيز. نحن نتحدث عن ترحيب رسائل البريد الإلكترونيوالمواعيد والتذكيرات والمتابعات وإدخال البيانات والمزيد.
هناك العديد من الطرق لتحليل المهام المناسبة للأتمتة. أولاً، ابحث عن المهام المتكررة التي يتعين عليك القيام بها يوميًا. بعد ذلك، تحقق من عدد المرات التي تحتاج فيها إلى القيام بهذه المهام ومقدار الوقت الذي تستغرقه في نهاية اليوم. ستندهش من مقدار الوقت الذي تقضيه يوميًا في القيام بنفس الأشياء، لكن عملك لا ينتهي هنا.
قبل محاولة أتمتة هذه المهام، قم بتحليل مدى تعقيدها. إذا لم تكن بسيطة بما يكفي لتكون مناسبة للتشغيل الآلي أو تتطلب حكمًا بشريًا، فلا يزال يتعين عليك القيام بها. ابحث عن أدوات التشغيل الآلي التي يمكنها القيام بالمهمة التي تقوم بها بالضبط، ثم اختبر نتائجها وحسّنها.
نحن نعلم أنه قد يبدو الأمر مزعجًا لتكرار هذه العملية لجميع المهام المتكررة التي تقوم بها يوميًا، ولكن هذا سيوفر لك الكثير من الوقت على المدى الطويل. وبما أن ذلك سيؤدي إلى تحسين إنتاجيتك، فإنه سيزيد من مبيعاتك أيضًا.
2 – استخدام قوالب البريد الإلكتروني
الآن بعد أن عرفت كيفية تحديد المهام التي يجب عليك أتمتتها، دعنا نتعمق أكثر: كيفية أتمتة رسائل البريد الإلكتروني. غالبًا ما تقول رسائل المتابعة والمبيعات والتسويق والترحيب والوداع أشياء مماثلة، لذا فإن قضاء وقت ثمين من يومك في كتابة نفس الشيء يعد مضيعة لجدول عملك.
ولحسن الحظ، يمكنك أن توفر على نفسك عناء القيام بذلك باستخدام قوالب البريد الإلكتروني. إنها رسائل مكتوبة مسبقًا يمكنك تخصيصها واستخدامها في كل الأوقات التي تحتاج إليها. يعد إنشاء هذه القوالب أسهل مما تعتقد، ويمكنك القيام بذلك على الأنظمة الأساسية الرئيسية مثل Gmail وOutlook أو داخلها أدوات التسويق عبر البريد الإلكتروني. هناك عدد غير قليل من الشعبية للاختيار من بينها.
تلغي القوالب المكتوبة مسبقًا الحاجة إلى البدء من الصفر في كل مرة تحتاج فيها إلى كتابة بريد إلكتروني مماثل. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل الوقت والجهد اللازمين لإنشاء رسائل البريد الإلكتروني بشكل كبير، خاصة بالنسبة للمهام المتكررة بشكل متكرر.
يمكنك بسهولة تخصيص القوالب بتفاصيل ومعلومات محددة، مما يوفر عليك متاعب إعادة كتابة نفس المحتوى مرارًا وتكرارًا.
3 – تسخير قوة المحفزات وسير العمل
فهم كيفية المشغلات و سير عمل التسويق عبر البريد الإلكتروني العمل ضروري للأتمتة. عندما نتحدث عن المشغلات، فإننا نعني الإجراءات أو المواقف التي تعمل على تنشيط بروتوكول التشغيل الآلي الذي قمت بتعيينه مسبقًا، وبالتالي الإجراءات التي تريد أن يقوم بها. يمكنك، على سبيل المثال، استخدام التاريخ كمحفز لإرسال مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني التي كتبتها منذ أسابيع.
أما بالنسبة لسير العمل، فهو يتكون من تسلسلات تلقائية للإجراءات التي تتم بواسطة أدوات التشغيل الآلي. لنفترض أن لديك مشغل نية الخروج الذي يعرض القسائم والعروض الترويجية تلقائيًا ويعيد توجيه العميل إلى صفحة أخرى؛ كل هذه الإجراءات جزء من سير العمل الآلي.
تعد سلة التسوق المهجورة ورسائل تأكيد الطلب عبر البريد الإلكتروني وتحيات عيد الميلاد وتحديثات التتبع أمثلة ممتازة على الإجراءات التي تؤدي إلى تشغيل هذا النوع من النظام. يمكنك إنشاء كافة مسارات العمل التي تريدها باستخدام أدوات أتمتة البريد الإلكتروني، مثل Zapier.
يدير هذا التطبيق مفهوم "Zaps"، وهي عمليات سير عمل تربط تطبيقاتك من خلال مشغلات محددة. عند استخدام Zapier، ما عليك سوى تعيين المشغل والأحداث التي سيؤديها بين جميع تطبيقاتك. بعد أن تقوم ببرمجة zap، ما عليك سوى نشره، وسيقوم النظام بتشغيل نفسه في كل مرة يحدث فيها إجراء التشغيل.
التحقق من ذلك: 5 مسارات عمل آلية لتوليد المزيد من العملاء المحتملين باستخدام Poptin وZapier
4 – جدولة رسائل البريد الإلكتروني في التوقيت الأمثل
لا تقتصر حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني على إرسال رسائل البريد الإلكتروني فحسب، بل تتعلق أيضًا بإرسالها في الوقت المناسب لتحسين مشاركة العملاء. لقد ثبت أن رسائل البريد الإلكتروني، بالنوافذ، ولا يكون للمنشورات على وسائل التواصل الاجتماعي نفس التأثير على العملاء طوال اليوم، لذلك يدرس المسوقون غالبًا الوقت المناسب لكل منشور أو رسالة.
إذا كان جمهورك المستهدف من البالغين الذين تتراوح أعمارهم بين 25 و40 عامًا، فمن غير المجدي تعيين بريد إلكتروني آلي في الساعة 10 صباحًا، عندما يكون معظمهم يعملون. ومع ذلك، فإن تحديد موعد لذلك في الساعة الثانية بعد الظهر أثناء وجود الأشخاص في فترات الراحة قد يزيد من تفاعلك. هناك العديد من أدوات جدولة البريد الإلكتروني في السوق لمساعدتك في الجدولة.
يستخدم معظم الأشخاص هذه المنصة للتسويق عبر البريد الإلكتروني لأنها تحلل متى يميل عملاؤك إلى قراءة بريدك الإلكتروني والتركيز على ما يقوله. عندما تقوم بالتسجيل فيه، تحتاج إلى كتابة البريد الإلكتروني الذي تريده وتعيين التاريخ والوقت الذي تريد إرساله فيه.
نوصي باختيار وقت إرسال رسائل البريد الإلكتروني بناءً على جمهورك المستهدف، والمناطق الزمنية المختلفة، وأسعار الفتح، والإجازات المهمة. إذا لم تكن متأكدًا من الخيار الذي يجب تجربته، فاستخدم اختبار A/B للتحقق من الوقت الذي يمنحك نتائج أفضل.
التحقق من ذلك: 7 أسباب تدفعك إلى اختبار أ/ب لحملات البريد الإلكتروني الخاصة بك (+ ما هي العناصر التي يجب اختبارها)
5 – تتبع وتحليل أداء الأتمتة
لن تنتهي مهمتك بمجرد أن تتعلم كيفية أتمتة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لأنك لا تزال بحاجة إلى تتبع وتحليل أداء الأتمتة الخاص بك. لا يزال الأشخاص بحاجة إلى التحقق من النتائج التي يحصلون عليها وإجراء التعديلات الصحيحة للحصول على أقصى استفادة ممكنة من هذه الأداة. من غير المجدي أتمتة جميع مهامك إذا كان ما تفعله يؤدي إلى إبطاء أرباحك.
تعد معدلات الفتح والنقر والتحويل مقاييس أساسية يجب مراعاتها عند تتبع كيفية القيام بذلك حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني يفعلون. من المهم حقًا فهم سلوك المستخدم العادي لمعرفة التعديلات التي يجب عليك إجراؤها.
يجب عليك إجراء التعديلات بناءً على اختبار أ/ب، وتقسيم الجمهور، والتخصيص، والتعليقات، والمقاييس التي ذكرناها. تساعدك العديد من منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني على القيام بذلك وأتمتة هذه العملية، لذا يمكنك تجربة ذلك إذا أردت أو العمل مع فريق تسويق.
في بعض الأحيان، لا يتعين عليك إجراء تغييرات لأن جهودك الأولية كانت خاطئة، ولكن لأنها لم تعد فعالة كما كانت من قبل. ستتغير كفاءة حملتك بناءً على الأحداث العالمية، لذا ضع ذلك في الاعتبار قبل القيام بأي شيء.
وفي الختام
جميع الخطوات المذكورة من قبل سهلة الخضوع وتقدم نتائج من الدرجة الأولى. عندما تحدد مهامك، فإنك تعترف بالمشكلة؛ عندما تستخدم القوالب وتتعلم كيفية استخدام المشغلات، فإنك تقوم بتبسيط عملك؛ عندما تقوم بجدولة رسائل البريد الإلكتروني، فأنت تعمل على التحضير؛ وعندما تقوم بتتبع التعديلات وإجرائها، فإنك تعمل على تحسين حملتك.
إذا كنت تريد الارتقاء بعملك إلى المستوى التالي، فنوصيك بالبدء في استخدام هذه النصائح في أقرب وقت ممكن. وسوف ترى فوائده في أي وقت من الأوقات. هناك أدوات أتمتة وتسويق أكثر تقدمًا، مثل تحليل بيانات CRM، واستراتيجيات إعادة المشاركة، وتتبع الويب، والمزيد، ولكنك ستتعرف على ذلك بعد أن تتقن ما تقرأه في هذه الصفحة.
